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Arbeiten, wo andere Urlaub machen! Agil in die Arbeit der Zukunft!


Veröffentlicht am 02.08.2023 von ANNABELLE MÜLLER
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Ob mit den Füßen im warmen Sand oder im angesagtesten Café der Hamburger Schanze: Arbeiten wo und wann ich es möchte. Ein Traum oder eher “die Arbeit der Zukunft”? Dank Digitalisierung und agiler Strukturen in Unternehmen heute schon gelebte Praxis!

 

Luise Lundt hat ihren Traum verwirklicht. Sie ist mit ihrer Familie nach Asien ausgewandert, lebt aktuell in Thailand und arbeitet von hier aus für Unternehmen weltweit.

Die erfolgreiche Autorin bevorzugt es, ihren Laptop in Strandnähe aufzuklappen und ist trotz großer Entfernung ganz nah dran an ihren Kunden und Projekten.

Möglich machen dies agile Strukturen und die Zentralisierung dezentraler Aufgaben.

 

Agilität und Flexibilität sind die großen Themen nicht nur für Mitarbeiter:innen und die Attraktivität der Arbeit. Auch die Unternehmen selber müssen noch agiler und flexibler in ihrer Arbeit werden, um zukunftsfähig zu werden oder zu bleiben. “Wenn sich das Umfeld eines Unternehmens immer schneller dreht, müssen sich die Unternehmen selber auch immer schneller bewegen, agiler in ihrer Struktur werden.”, sagt Horst Tisson (Experte für Servicezentrierte Organisationen, CEO Tisson & Company). Hierarchien müssen insgesamt flacher werden, die Eigenverantwortlichkeit in Teams gesichert sind. Oftmals sind die Strukturen in Unternehmen noch viel zu starr.

 

Die Voraussetzungen für erfolgreiches agiles Arbeiten lassen sich schnell zusammenfassen:  Das offene Mindset der Unternehmen, eine agile Grundstruktur im Unternehmen, Vertrauen in Mitarbeiter und Teams, die passende technische Infrastruktur im Rücken und ein einheitliches Workmanagementtool, das die Arbeit von Teams zentral bündelt und sie flexibel und eigenverantwortlich arbeiten lässt.

 

Warum Unternehmen agiler werden sollten:

 

Die Welt dreht sich immer schneller. Innovation, Wandel und Disruption stellen Mitarbeiter:innen und Unternehmen vor neue Herausforderungen. Zusammenhänge und Abhängigkeiten sind in der digital vernetzten Welt erschwert erkennbar. Das Umfeld wird zunehmend dynamischer und komplexer. Die neue Welt und ihre Herausforderungen werden hierbei unter dem Begriff VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity) zusammengefasst. Dabei gilt es für Mitarbeiter:innen und Unternehmen, die steigenden Kundenanforderungen, sowie den Innovationsdruck gleichermaßen zu bewältigen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Eine Veränderung der internen Strukturen sowie eine moderne Unternehmenskultur wird zudem auch von nachkommenden Generationen gefordert. Die Faktoren der VUCA-Welt sind der maßgeblicher Treiber für Agilität, Flexibilität und New Work in Unternehmen.

Die Digitalisierung von Prozessen und die ständige Verfügbarkeit von Daten schafft Transparenz und verändert traditionelle Geschäftsmodelle. Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen befinden sich in einer dauerhaften digitalen Transformation.

 

Das in vielen traditionellen Organisationsformen herrschende Denken in einzelnen Abteilungen, passt somit nicht zu den heutigen Anforderungen an Unternehmen. Häufig greifen Abteilungen auf begrenzte Budgets und gemeinsame Ressourcen zu, wodurch es zu Engpässen kommt. Es fehlt an Effizienz. Eine Silo-Denkweise, konkurrierende Abteilungsziele und fehlende Zusammenarbeit sind demnach nicht zeitgemäß. Für die Organisation wird es dadurch schwierig, sich auf dynamische Veränderungen anzupassen. Unternehmen müssen sich demnach wandeln und ihre Organisation überdenken. Viele Unternehmen haben dies bereits erkannt und befinden sich daher in einem Veränderungsprozess, um New Work Ansätze erfolgreich zu etablieren und ähnlich, wie am Beispiel von Luise Lundt, ein anderes Arbeiten zu gestalten.

 

Wie Unternehmen agiler werden können:

 

Mit Hilfe des Ansatzes einer agilen Serviceorganisation kann agile Arbeit für jedes Unternehmen Schritt für Schritt erreicht werden.

 

Der Weg dahin bedeutet für Unternehmen eine tiefgreifende Transformation, die ganzheitlich wirkt. Dabei ergeben sich unterschiedliche Veränderungsaspekte auf der technologischen, individuellen und organisationalen Ebene.

Innerhalb des Unternehmens werden Serviceeinheiten gebildet und miteinander vernetzt. Wenn sich jede Abteilung im Unternehmen ihrer Funktion als interner Serviceanbieter oder Servicekonsument bewusst ist , entstehen neue Rollen und Verantwortlichkeiten wie die, des Service Owners. Service Ownerships können von Einzelpersonen oder Teams übernommen werden und verantworten den jeweiligen Service. Der interne Leistungsaustauch wird durch Servicekataloge definiert. Anfragen oder Bestellungen erfolgen über das Self-Service Portal. Anstelle von Standardprozessen mit manuellem Aufwand und starren Richtlinien treten somit automatisierte digitale Serviceprozesse. Die Serviceerfahrung aus dem Privatleben wird in das Unternehmen übertragen. Anfragen stellen und Aufgaben gemeinsam bearbeiten wird so leicht gemacht, wie die Amazon Bestellung von zu Hause aus. Dabei werden alle Serviceprozesse mithilfe eines geeigneten Workmanagementtool zentral gesteuert und abgebildet. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, von Synergieeffekten zu profitieren und die Effizienz sowohl einzelner Abteilungen, als auch ganzheitlich im Unternehmen zu erhöhen. Um dies zu erzielen, ist das Bewusstsein dafür bzw. ein Service-Mindset Voraussetzung.

 

Die genannten Veränderungen betreffen zudem alle Mitarbeiter:innen, Führungspersonen sowie Kunden. Durch die klaren Verantwortlichkeiten, die Flexibilität und die Transparenz im Unternehmen wird die Mitarbeiterzufriedenheit maßgeblich gesteigert. Dies führt zu einem Kulturwandel, der die intrinsische Motivation sowie die Wertschätzung und Sinnhaftigkeit der Tätigkeiten hervor- bringt. Kundenbedarfe werden schneller erkannt und die Customer Experience sowie der Wert des Services gesteigert. Damit sich die Potenziale dieser agilen Organisation entfalten können, verändern sich die Führungsstile- und aufgaben. Hierarchieebenen werden abgebaut und die Mitarbeiterentwicklung steht im Vordergrund.

 

Daraus resultiert eine neu entstehende Flexibilität und Dynamik im Unternehmen, die Kapazitäten für Innovationen und neue Geschäftsmodelle schafft. Somit kann schnell auf veränderte Umwelteinflüsse reagiert werde und die Organisation kann so in einer VUCA-Welt weiterhin bestehen. Dies führt zu einer Veränderung der Organisationsform und bildet die Grundlage für eine agile Serviceorganisation, in der ein Service-Mindset gelebt wird. Die Selbststeuerung der Teams ist dabei der Schlüssel für New Work.

 

Arbeiten wo andere Urlaub machen  - effizient und erfolgreich. Möglich machen dies agile Strukturen, ein verändertes Mindset sowie die richtigen Workmanagementtools. Es lohnt sich für Unternehmen, diesen Weg zu gehen und den Mut zu haben, die Transformation zur agilen Serviceorganisation aktiv zu gestalten und eine neue Servicewelt im Unternehmen zu kreieren.

 

Autorin: Annabelle Müller

 

Annabelle Müller hat jüngst ihre Masterarbeit zum Thema „Die Bedeutung eines Enterprise Service Management Ansatzes für Unternehmen im Kontext der Digitalisierung” geschrieben und sich mit New Work in all seinen Facetten beschäftigt. Seit 2020 arbeitet sie bei einem IT-Dienstleister im Bereich des Service Delivery Management und absolvierte ihr Masterstudium in Business Consulting & Digital Management an der FOM Hochschule für Ökonomie & Management.