Kanban in Workfront

Kanban ist dank weniger fester Regeln für einen Einstieg in die Welt der agilen Arbeitsweisen geeignet. Das im Jahre 1947 entwickelte Vorgehen setzt auf selbstorganisierte Teams, welche klar abgesteckte Arbeitspakete im „Pull-Prinzip“ abarbeiten und ein Projekt abschließen.

Zunächst ist zu erwähnen, dass sich klassisches Projektmanagement in Workfront mit agilen Frameworks vereinen lässt. Ob und wie ein Team agil arbeitet, wird direkt am Objekt des Teams bestimmt – sodass agile Teams auf klassisch strukturieren Projekten arbeiten können, aber auch Anfragen und Aufgaben außerhalb von Projekten in Ihr Kanban aufnehmen können. So kann ein Projekt klassisch in aufeinanderfolgenden Paketen geplant werden, ohne dass dies automatisch eine agile Arbeitsweise verwehrt. Das Tool kann perfekt auf die derzeitige/geplante Arbeitsweise innerhalb eines Unternehmens abgestimmt werden.

Ein Kanban besteht auch in Workfront aus einem Backlog, diversen Spalten (um den Status der jeweiligen Karte anzuzeigen), einer „Definition of Done“ sowie einem Team, welches idealerweise aus Personen mit verschiedensten Kompetenzen besteht. Wird eine Aufgabe diesem Team zugewiesen, so erscheint diese im Backlog. Dort kann die Aufgabe begutachtet, kommentiert und übernommen werden, indem die Mitarbeiter sich selbstständig den Aufgaben zuweisen und diese ihrem Abarbeitungsstatus entsprechend einordnen. Hilfreich ist hier auch die Funktion, sich direkt auf der „Karte“ im Backlog auszutauschen, Metadaten einzusehen und Dokumente hoch zu laden.

Es können auch Limits hinsichtlich der Aufgaben innerhalb der jeweiligen Spalten (welche dem Status entsprechen) gesetzt werden. Dadurch wird verhindert, dass sich Arbeit in gewissen Arbeitsschritten aufstaut und es wird sichergestellt, dass Aufgaben zügig durch den Abarbeitungsprozess “wandern“.

Workfront bietet des Weiteren auch die Möglichkeit, Arbeitsschritte zu automatisieren. Beispielsweise können Zuweisungen an Teammitglieder automatisch erfolgen, falls diese durch eine Queue erfolgen. Auch Genehmigungsläufe können automatisch an Statusveränderungen geknüpft werden. Im Ergebnis kann flexibel und agil gearbeitet werden, während das System das Team dabei unterstützt, unternehmensinterne Prozesse zu wahren.