40% Prozesskostensenkung, ist so etwas wirklich möglich?
Um die Beantwortung der Frage direkt vorwegzunehmen: Ja! Prozesskosten sind durchaus in einem sehr großen Ausmaß reduzierbar.
Dafür gilt es grundlegend, folgende Voraussetzungen zu schaffen:
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Herstellen von Transparenz durch das Abbilden von Prozessen
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Ineffizienzen identifizieren, indem doppelte Arbeiten klar herausgestellt werden
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Klare Verantwortlichkeiten definieren mit Hilfe des Einführens zielführender Rollen und Tasks, die es zuzuweisen und zu dokumentieren gilt
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Automatisieren der nachhaltigen Workflows
Es lässt sich entsprechend eine logisch bearbeitbare Abfolge der Prozesskostensenkung stricken:
Transparenz – Analyse – Change & Standards.
Transparenz: In einem ersten, die Basis legenden Schritt braucht es Klarheit über den prozessualen und datentechnischen Status Quo. Dafür gilt es, alle Informationen und Daten in einem zentralen System zusammenzuführen, um diese auswertbar zu machen. Auch erste Datenstandards sollten in diesem Schritt bereits definiert und Datensätze bereinigt werden.
Analyse: Mit Hilfe der eingangs durchgeführten Definition von Standard- und Cluster-Informationen lassen sich nun Doppelarbeiten aufdecken – und nicht zuletzt Silos einreißen. Im Analyseschritt werden die IST-Prozesse mit den im Unternehmen bestehenden SOLL-Prozessen abgeglichen. Passen die verwendeten Tools zu den bestehenden und gewünschten Vorgängen?
Change und Standards: Das saubere Aufsetzen neuer Prozesse – inkl. dedizierter Tasks und Verantwortlichkeiten – sichert reibungslose Arbeitsabläufe. Direkte, objektbezogene Kommunikationswege ermöglichen es, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und den gängigen, intransparenten Mail- und Telefonverkehr zu reduzieren. Automatisierte Stage- und Approval-Gates sind damit einhergehend der erste Schritt in eine nachhaltige Standardisierung künftiger Prozesse.
Sie möchten diese Abfolge in Ihrem eigenen Unternehmen anwenden und Prozesskosten nachhaltig und messbar senken?
Auch schon vor der Kaufentscheidung eines entsprechenden Tools unterstützt Sie Adobe bei einer grundlegend nötigen ROI-Berechnung und zeigt Ihnen auf, wo Kostenreduktionen zu erwarten sind. Im späteren Discovery-Workshop mit Ihrem Implementierungspartner unterstützen wir Sie in der Priorisierung der einzuführenden Funktionalitäten und Prozesse.
Neben der begleitenden Expertise im "Doing" ist auch ein wohlüberlegtes und gut geplantes Onboarding aller Beteiligten nötig. Dies bedarf nicht selten einer zeitintensiven, aber zielführenden Umgewöhnung: Alle Mitarbeitenden bringen eine individuelle Art des Lernens und einen unterschiedlichen Reifegrad ihrer Positionen im Unternehmen mit.
Mit Hilfe spezifischer Templates, die durch unternehmenseigene Key-Users, Prozess-Owners und Seniors erstellt werden, sind passgenaue Standards unternehmensweit zur direkten Verwendung verfügbar. So gelangen jegliche Mitarbeitende eines Unternehmens schnell in die neuen Standardabläufe und können eigens beschriebene Best Practices im Alltag effizient nutzen.
Projektmanagement, Eingewöhnungszeit, Training: Eine neue Software zu implementieren ist immer mit einem gewissen Aufwand verbunden, der sich auf vielen Ebenen lohnt! Wir leiten Sie gerne zielführend und kosteneffizient durch die komplexe Change-Landschaft und sorgen mit Ihnen gemeinsam für einen reibungslosen Implementierungsprozess. Im Fokus stehen hierbei die Entwicklung und Dokumentation der Prozesse, sowie das Training der Mitarbeitenden. Darüber hinaus ist auch eine nachhaltige Betreuung mit uns gesichert: So können Sie jederzeit auf unseren individuellen Support für Ihre Mitarbeitenden zurückgreifen. Sprechen Sie uns an!
