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Request- und Opportunity-Handling zwischen zwei Systemen
In einem Unternehmen mit internationalem Kundenstamm wurden Verkaufsaktivitäten und -daten der Verkaufsabteilung in SalesForce (einem CRM System) eingetragen und verwaltet. Die Marketingabteilung arbeitete in Workfront und verwaltete dort Marketingaktivitäten wie Events und Kampagnen. Beide Abteilungen lieferten gute Arbeit, doch gab es keine zufriedenstellende Abstimmung oder geregelte Prozesse zwischen den Bereichen. Aus diesem Grund wurden selten zusammenhängende Projekte geplant, gezielte Kampagnen konnten nicht durchgeführt werden. Die Reports waren unvollständig und spiegelten die Zusammenhänge nicht wider.
Durch das Verbinden der beiden Systeme SalesForce und Workfront über die API-Schnittstellen-Software Workfront FUSION sollte eine Kommunikation zwischen den beiden Abteilungen ermöglicht werden. Sobald eine „Opportunity“ einen erweiterten Status erreicht, sollte automatisch ein Projekt in der Projektmanagement Software der Marketingabteilung angelegt und mit den wichtigsten Daten ergänzt werden. Je nach Vertriebsbereich wurde automatisch der richtige Ansprechpartner zugewiesen und entsprechende Aufgabenabfolgen, inklusive Genehmigungsprozessen und Dokumentvorlagen, dem Projekt zugeordnet. Bei jeder relevanten Veränderung in SalesForce oder Workfront wurden die Daten aktualisiert. Ebenfalls war es möglich, individuelle Anfragen aus dem SalesForce-System direkt an Workfront in eine Request Queue zu senden, um diese Anfragen von beiden Seiten bearbeiten zu können.
Beide Abteilungen sind aktuell in der Lage, ohne Hindernisse zu kommunizieren und immer den aktuellen Stand der Verkaufsaktivitäten, Events und Kampagnen zu sehen. Auch die Entscheidungsträger sind jetzt in der Situation, Ressourcen-Nutzung und -Optimierungen zeitnah zu erkennen. Die Budgets der Abteilungen werden effektiver und mit direktem Kundenbezug genutzt.
